保存雇佣记录，ESA这样要求

承接上期：员工Ella向安（大略）省劳工局申诉后，劳工局调查员要求雇主Adam提供相关文档和证据。可是，LifeForever公司最近一年才开始逐步建立员工档案，信息不全。比如员工休假或缺勤记录几乎没有。过去几年的发薪记录在兼职会计处，最近半年由外包公司发薪，但支票或现金支付工资在工资系统中没有记录。
 
雇佣信息包括员工简历、工作申请表、背景调查、工资记录等。员工在职时，雇主务必保存这些记录；员工离职后的一段时间内，雇主依然有责任保留相关信息。如果雇主没有妥善保存，将涉及违法并面临经济或刑事犯罪处罚。为了加强雇佣文档管理，Adam希望了解法规要求和注意事项。

加拿大各省《雇佣标准法》Employment Standards Act(ESA)对雇佣记录在保存期和内容上都有相应的要求。比如安省ESA对不同文档保存期要求为3年或5年。
 
一、三年
员工基本信息

• 在员工离职后的三年内，雇主必须继续保存员工姓名、地址、入职日期。
• 小于18岁员工的生日信息：雇主必须在员工离职后或者员工满18岁后，以先发生者为准，保存三年。

 
工时信息：员工实际工作日期和时间必须保留三年。

• 员工依法无权享有加班费时，雇主可以不保存员工的具体工时记录。
• 员工每次发薪为固定工资，雇主可以只记录员工一周超出常规工时的时间，以及一天内超过8个小时的工时。

​加班工时

• 雇主要保留与每个雇员所签订的超时工作或平均加班工资的协议副本，该协议下的最后工作日后的三年内，雇主务必保存此协议。
• 员工为同一雇主从事多个岗位，不同时薪时，当员工一周内工时达到加班限值，雇主务必记录每个加班工时的日期，时间、相应岗位的常规时薪。这些记录必须保存三年。

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公众假期换休日：一定要向雇员提供书面说明，含要换休的公众假期、换休日期，此说明提供日期，并保存三年。

工资表信息：在向员工提供后，保留三年。

​缺勤信息：雇主必须保留员工缺勤时，所有假类如怀孕假，育儿假，个人紧急假等的通知、证明，信件和其他文件。假期结束日后，保存文档三年。 

二、五年

• 年休假时间：尽管ESA规定，员工要工作满一年后，才有权开始休年假，但是雇主务必记录和保留自员工入职日后，获得的累积休假时间和年度内已休假时间。这些记录，在发生后，要保留五年。
• 年休假工资：休假年度内，雇主不仅要记录员工正在积累的、已支付的年假工资、还要记录如何计算年假工资。记录必须在下一个休假年度开始之日的七天内或者下一个休假年度结束后的第一个发薪日完成，以较晚者为准。一般来说，此类信息必须在休假和支付后，保存五年。

 
除了ESA对雇主有雇佣档案保管要求之外，其它法律如工资发放时，与税务局Canada Revenue Agency（CRA）相关的税务法、与工作场所安全与保险局Workplace Safety & Insurance Board（WSIB）有关的《职业安全和保险法》等也有相关规定。为了有效利用时间、空间和精力保存信息，雇主需要

• 有能力识辨法律要求保存的有用信息，及时处理过期或无效文档。
• 尽可能以电子形式保存文档，并设立文档存储、检索、访问权限管理制度。
• 自己管理或委托值得信任的第三方公司代为管理。
• 设立应对意外事故时，文档恢复方案。
• 定期在专业人士的指导下，做好雇佣文档的内部审计，以防政府随机抽查。

本期测验：聘用“家庭工作者Homeworker”的雇主，是否要保存雇佣记录？

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​上期答案：否

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