这才是精准有力的员工警告信

承接上期：Andy无意间在社交媒体上泄露了公司机密，雇主Adam当即给予其书面警告。但Andy不服。经公司进一步调查，发现Andy已不只一次在社交网站上谈论工作内容。他还在其它技术论坛，与公司外部人员进行过未授权、不恰当的问题讨论。

设计部经理曾经多次口头要求其杜绝此行为，没想到Andy还是没有收敛。这次事故实在严重，设计部经理不得不向老板Adam汇报。那么Andy为什么不认同该书面警告呢？

原来警告信内容如下：“设计部员工Andy于2018年7月29日未经公司批准，擅自在Facebook上泄露公司机密，特给予书面警告。”
 
这样的警告信过于简单、笼统，且事先缺乏沟通，难以执行。警告信应该是能纠正员工行为或解决员工绩效问题的纪律处罚工具。内容应该包括：描述具体问题，设立改进期望、确定下次检查时间、明确未能达到改进要求的后果。
 
那么Adam如何结合加拿大最佳实践，写出一份严肃、精准、有力的员工书面警告信呢？

第一，指出Andy的具体问题
建议用5W+2H的工具即when, where, what, who/whom, why, how did and how much描述问题。重申公司对员工过去发生的类似问题，曾采取过的纪律处罚措施。例如设计部经理曾经发出的口头警告和要求。
 
第二、确定Andy的问题性质
判定员工问题所涉及的公司具体管理制度和条款。比如Andy的行为违反了公司《关于社交媒体管理规定》的第X节第Y条，并列出该条款内容。如果内容太长，可以单独复印一页，附在信后。

第三、明确Andy的问题给公司带来的负面影响将可能成为解雇的根本理由
在加拿大，主管给予员工口头警告后，务必进行书面记录，再次发生时有案可查。当口头警告不起作用时，雇主务必发出书面警告信。信中需要特别指出，严重的负面影响将导致解聘。
 
员工被解雇后，不服上诉时，一系列规范的、符合标准的主管日常管理记录以及警告信可以成为法庭支持证据。虽然这些证据不一定能确保雇主胜诉，但至少可以向法官表明雇主已努力帮助员工认识到问题，也酌情给予员工公平、合理的改正机会了。
 
卑诗BC省曾经有一案例Bandura v. Vidamar Holdings Corp.。一名冰球运动员受聘于一家公司，负责开发、推广和销售运动营养食品等。一年多之后，由于其未能达到预期的绩效目标，被雇主解聘。尽管雇主给其发出过绩效不达标的警告信，但是，雇主警告信里从来没有指出该员工胜任能力不足，也没有明确绩效不达标的后果将是被解雇。该员工起诉雇主错误性解雇后，最终在2001年, 法官判其获胜，雇主为此付出$45,871 CAD的代价。

第四、设立员工改进时间表和再次检查其行为的时限
一方面向员工表明雇主善意地、符合情理的地要求员工限期改进。另一方面，也让员工知道还会被继续考察，必须达到雇主提出的改进要求。
 
第五、提供员工书面反馈机会
双向沟通是帮助员工理解和接受的有效措施。员工如有异议，可以书面反馈给相关人员，如人力资源经理或公司老板Adam。
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第六、要求员工签收警告信并给双方留底。

第七、面对面给出书面警告信
由主管本人给予员工警告信。因为这个阶段还在主管的监督、辅导权限之内，同时也要照顾员工的个人隐私。
 
以上步骤并不代表结束，一定还要记录与员工沟通的时间、地点、沟通过程中的要点。同时，雇主自身也要检查制度的漏洞，及时弥补，杜绝其它员工发生类似行为。

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​本期测验：如果员工在《警告信》上签字，是否等同于员工承认所犯错误？ 

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上期答案：A，B，C

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以上信息仅供一般性参考，不得作为法律意见！联邦以及各省政府的法律和政策有一定的差异，而且经常更新。具体情况和个案请进一步向专业人士咨询！