雇主切莫陷入社会保险号的六个误区

承接上期：Adam用现金给员工支付的工资，没有记录在工资单上。其理由是员工没有按时提供社会保险号(Social Insurance Number)，即SIN号，他认为这是员工的责任，不是雇主的错。
 
SIN号是独立的九位数字，用于识别个人工资收入、纳税、养老金计划和使用各种政府服务的号码。每一个在加拿大合法工作的公民，永久居民和临时居民必须获得由政府发放的社会保险号。根据加拿大政府服务部（Service Canada）的信息，雇主对SIN号的管理要承担责任。可是，雇主常常会陷入以下六个误区。

误区一、员工不提供SIN号，是员工的问题，雇主没有责任。
根据2013年4月30日生效的《就业保险条例》，受雇时，员工必须向雇主提供SIN号的确认信或卡。现在政府只发确认信。雇主在这一程序中起主导作用，有责任要求员工提供有效工卡号，并负责保护员工个人信息、核验和防止SIN欺诈。

误区二、SIN号作为公司内部员工工号
通过SIN卡可以查到姓名、生日、出生地、父母姓名、甚至死亡日期。加拿大《个人信息保护和电子文件法》Personal Information Protection and Electronic Documents Act（PIPEDA）制定了私营组织如何收集，使用或披露个人信息的规则。个人隐私信息是保密的，不可以做为员工工号，雇主只能应用在与收入相关的信息，务必做好保管和保密工作。

• 将所有员工个人信息存储在安全区域或加密的计算机系统上，确保只有被授权者才能访问。
• 如果雇主发现员工的SIN号被盗或使用不当，立即采取相应步骤， 包括评估损害、通知相关员工、致电加拿大政府服务部（Service Canada）、联系隐私专员办公室。如果发生任何犯罪活动，尽快联系警方。

误区三、面试过程中，要求候选人提供SIN号
雇主只被允许在正式聘用员工时，要求员工提供SIN号。

误区四、新员工可以在入职后，首次发工资之前提供SIN号

• 雇主务必要求新员工在开始工作之后的三天内提供SIN号。员工没有时，雇主要指导他们去政府部门申请。如需要，可以推迟工作开始日期。
• 除了SIN号，要求员工提供证明身份的文件比如带有员工照片的车辆驾驶证或护照，以便确认员工身份，完成最终雇佣文档。

误区五、员工要对SIN号的有效性负责

• 雇主务必检核员工SIN号有效性。可以致电加拿大政府服务部，确认员工所持号码是否有效。

• “9”开头的SIN号是发给非公民或非居民，在加拿大临时工作者，比如留学生、持工作签证者。这类SIN号均有失效期。雇主有权要求查看移民局授权给员工在加拿大工作许可的文件，确保员工在加拿大工作的资格尚未过期。
• 如果雇主怀疑有欺诈行为，马上通知加拿大政府服务部。

误区六、持有9字开头SIN号的员工，工作许可文件失效后，必须立刻停止工作。

• 雇主要始终确认员工有资格继续在加拿大工作，并在员工的工作许可失效日前，提醒并要求员工联系加拿大移民局，获取有效文件。员工必须在工作许可过期日之前申请延期。
• 员工申请续签后，在政府作出决定之前，虽然工作许可已过期，根据“移民和难民保护条例”第186（u）段和第189条规定，员工在等待期，只要继续留在加拿大，有权在相同条件下，从事同一工作。
• 一旦移民局做出决定，雇主必须要求员工提供相关证明文件，检查其新的工作许可和有效期，以便将新的有效期输入到SIN记录中。

本期测验：雇主是否应该保留员工的SIN卡复印件？​

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上期答案：否。
SIN号不可以出现在工资单上。

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